Esti aici: PortalInstitutiiPublice.ro » Control intern managerial » Control intern managerial

Cadrul normativ de reglementare a sistemului de control intern/managerial a fost inlocuit!

Raspuns oferit de Portal Institutii Publice

Tags: control intern managerial, ordinul nr. 600

I. In temeiul art. 5 alin. (21) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, al art. 11 alin. (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor masuri de reorganizare la nivelul administratiei publice centrale si pentru modificarea si completarea unor acte normative, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 174/2015, cu modificarile ulterioare, si al art. 6 alin. (5) din Hotararea Guvernului nr. 21/2017 privind organizarea, functionarea si atributiile Secretariatului General al Guvernului, cu modificarile si completarile ulterioare, secretarul general al Guvernului a emis Ordinul nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei 387 din 7 mai 2018.

Precizam ca, la data intrarii in vigoare a prezentului ordin, Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 444 din 22 iunie 2015, cu modificarile si completarile ulterioare, se abroga.

Astfel, de la data de 7 mai 2018, intregul proces de gestionare și implementare a sistemului de control managerial intern trebuie sa se desfașoara ținand cont de prevederile noului cadru normativ.
In acest scop, pentru implementarea sistemului de control intern managerial, conducatorul fiecarei entitati publice trebuie:

sa dispuna masuri necesare pentru implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern managerial tinand cont de particularitatile cadrului legal de organizare si de functionare, precum si de standardele de control intern managerial;
sa constituie, prin act de decizie interna, o structura cu atributii in acest sens, denumita Comisia de monitorizare, in vederea monitorizarii, coordonarii si indrumarii metodologice a implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern managerial;
sa aprobe profilul de risc si limita de toleranta la risc care sunt analizate si avizate in sedinta Comisiei de monitorizare;
sa aprobe procedurile formalizate pe activitați;
sa elaboreze anual Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie in baza art. 4 alin. (3) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, conform modelului prevazut in Instructiunile privind intocmirea, aprobarea si prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial, care se prezinta structurii ierarhic superioare, cu incadrarea in termenul prevazut la alin. (2) al art. 9 din Ordinul 600/2018.

Important!

1. Entitatile publice care, conform reglementarilor legale, nu se subordoneaza unei entitati publice superioare, precum si autoritatile si institutiile publice din sistemul national de aparare, ordine publica si securitate nationala intocmesc documentele prevazute la alin. (1) al art. 9 si la art. 8 din Ordinul nr.600/2018 ca documente doveditoare ale implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern managerial.

2. Controlul intern managerial este in responsabilitatea conducatorilor entitatilor publice, care au obligatia proiectarii, implementarii si dezvoltarii continue a acestuia. Incredintarea unor terti a realizarii activitatilor privind implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entitatii publice presupune ca, in aceasta situatie, conducatorul entitatii publice nu isi indeplineste propriile atributii cu bune rezultate.
Comisia de monitorizare cuprinde, in mod obligatoriu, conducatorii compartimentelor incluse in primul nivel de conducere din structura organizatorica a entitatii publice, cu exceptia compartimentului de audit public intern și este coordonata de catre un presedinte, care poate fi conducatorul entitatii sau o alta persoana de conducere cu autoritate, delegata de acesta. Comisia de monitorizare este asistata de un secretariat tehnic.

Atenție! Odata cu acest ordin, nominalizarea tuturor conducatorilor compartimentelor din primul nivel de conducere devine OBLIGATORIE. In cazul entitatilor publice locale care nu au o structura organizatorica dezvoltata, Comisia de monitorizare poate cuprinde reprezentanti ai compartimentelor, desemnati de catre conducatorul entitatii publice.

Principalele obligații ce revin președintelui Comisiei de monitorizare vizeaza:

stabilirea modului de organizare si de lucru al Comisiei de monitorizare, care trebuie sa fie corespunzator volumului si de complexitații proceselor si activitaților, pe baza Regulamentului de organizare si funcționare al Comisiei, care se actualizeaza ori de cate ori este cazul.
asigurarea conducerii sedintelor, conform ordinii de zi;
aprobarea minutelor sedintelor si, dupa caz, hotararile acestora;
coordoneaza procesul de management al riscurilor;
aproba informarea privind desfasurarea procesului de gestionare a riscurilor si monitorizarea performantelor la nivelul entitatii ce va fi prezentata conducerii entitatii publice;
aprobarea, in funcție de tematica ordinii de zi a sedințelor, participarii si a altor persoane in calitate de invitati la sedintele Comisiei;
aprobarea Situatiei centralizatoare privind stadiul implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern managerial;
aprobarea Situatiei sintetice a rezultatelor autoevaluarii;
avizeaza procedurile documentate de la nivelul entitatii.

Responsabilitatile principale ale Comisiei de monitorizare sunt:

de a coordona procesul de actualizare a obiectivelor generale si specifice, a activitatilor procedurale, a procesului de gestionare a riscurilor, a sistemului de monitorizare a performantelor, a situatiei procedurilor si a sistemului de monitorizare si de raportare, respectiv informare catre conducatorul entitatii publice;
de a elabora, in vederea consolidarii unui sistem de control intern managerial, Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, denumit Program de dezvoltare, care se actualizeaza anual la nivelul fiecarei entitati publice.

Programul de dezvoltare trebuie:

- sa cuprinda obiectivele entitatii publice in domeniul controlului intern managerial, in functie de stadiul implementarii si dezvoltarii acestuia, iar pentru fiecare standard de control intern managerial se stabilesc activitati, responsabili si termene, precum si alte elemente relevante in implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern managerial;
- sa evidentieze inclusiv actiunile de perfectionare profesionala in domeniul sistemului de control intern managerial, atat pentru persoanele cu functii de conducere, cat si pentru cele cu functii de executie, prin cursuri organizate in conformitate cu reglementarile legislative in domeniu.

de a analiza si prioritiza riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor entitatii publice, prin stabilirea profilului de risc si a limitei de toleranta la risc, anual, aprobate de catre conducerea entitatii;
de a aproba informarea elaborata de Secretariatul tehnic, care cuprinde o analiza a riscurilor identificate si gestionate la nivelul compartimentelor, respectiv monitorizarea obiectivelor si activitatilor prin intermediul indicatorilor de performanta la nivelul entitatii publice.

De reținut! Un element de noutate este inființarea Secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare.

Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare reprezinta persoana/persoanele desemnata/desemnate de catre presedintele Comisiei de monitorizare sau compartiment avand ca sarcina principala managementul documentelor ce sunt in atributia comisiei, in functie de complexitatea structurii organizatorice a entitatii publice.

Responsabilitațile Secretariatului tehnic sunt, in principal:

de a propune, pe baza Registrului de riscuri de la nivelul entitatii, profilul de risc si limita de toleranta la risc care sunt analizate si avizate in sedinta comisiei si aprobate de catre conducatorul entitatii publice,
de a transmite Planul de masuri aprobat compartimentelor responsabile cu gestionarea riscurilor semnificative, in vederea implementarii;
de a elabora, pe baza raportarilor anuale, ale conducatorilor compartimentelor de la primul nivel de conducere, privind desfasurarea procesului de gestionare a riscurilor si monitorizarea performantelor o informare catre conducatorul entitatii publice, aprobata de presedintele Comisiei de monitorizare, privind desfasurarea procesului de gestionare a riscurilor si monitorizarea performantelor la nivelul entitatii;
de a elabora, anual, Planul de implementare a masurilor de control pentru riscurile semnificative la nivelul entitatii publice; planul este analizat de Comisia de monitorizare si aprobat de catre conducatorul entitatii publice;
de a analiza conformitatea structurii procedurii cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice sau cu reglementarile interne; Prin procedura documentata se ințelege modul specific de realizare a unei activitati sau a unui proces, editat pe suport hartie sau in format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem si proceduri operationale;
de a acorda cod procedurilor de sistem elaborate;
de a tine evidenta tuturor procedurilor de sistem si operationale de la nivelul entiatii.

In ceea ce privește procesul de management al riscurilor, acesta se afla in responsabilitatea presedintelui Comisiei de monitorizare si se organizeaza in functie de dimensiunea, complexitatea si mediul specific al entitatii publice.

Astfel, pentru asigurarea unui management eficient al riscurilor la toate nivelurile entitatii publice, conducatorii compartimentelor de la primul nivel de conducere din structura organizatorica desemneaza la nivelul acestora un responsabil cu riscurile, care consiliaza personalul din cadrul compartimentelor si asista conducatorii acestora in procesul de gestionare a riscurilor.

Riscurile aferente obiectivelor si/sau activitatilor se identifica si se evalueaza la nivelul fiecarui compartiment, in conformitate cu elementele minimale din Registrul de riscuri; riscurile semnificative se centralizeaza la nivelul Comisiei de monitorizare in Registrul de riscuri al entitatii publice.

Conducerea entitatii asigura procesul de elaborare a procedurilor documentate, respectiv a procedurilor de sistem si a procedurilor operationale, pentru procesele si activitatile derulate in cadrul entitatii si aducerea la cunostinta personalului acesteia.

In vederea indeplinirii in conditii de regularitate, eficacitate economicitate si eficienta a obiectivelor entitatilor publice, compartimentele elaboreaza proceduri documentate, in coordonarea Comisiei de monitorizare.

Procedurile documentate se semneaza la intocmire de catre responsabili de activitatile procedurale, la verificare de catre conducatorul compartimentului, la avizare de catre presedintele Comisiei de monitorizare si se aproba de catre conducatorul entitatii publice sau, dupa caz, conform procedurii proprii stabilite la nivelul entitatii publice.

In functie de specificul si complexitatea activitatilor entitatii publice, inclusiv a reglementarilor interne, entitatile publice isi particularizeaza procedurile in conformitate cu o procedura de sistem proprie, avand la baza obligatoriu structura minimala prevazuta in Procedura documentata.

Stadiul implementarii si dezvoltarii sistemelor de control intern managerial la nivelul entitatilor publice, constatat de catre Comisia de monitorizare, face obiectul informarii, prin intocmirea de situatii centralizatoare anuale, conform modelului prevazut in Situatia centralizatoare privind stadiul implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern managerial, care se transmit entitatilor publice ierarhic superioare, cu incadrarea in termenele prevazute la 8 alin. (3).

Evaluarea stadiului implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern managerial se realizeaza la nivelul tuturor compartimentelor entitatii publice, inclusiv la nivelul institutiilor/structurilor fara personalitate juridica aflate in subordinea, sub autoritatea sau in coordonarea entitatii publice.

Institutiile publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetului oricarui fond special transmit la DCIMRI din cadrul Secretariatului General al Guvernului situatiile centralizatoare anuale, pana la 20 februarie a anului urmator, pentru anul precedent.

Atentie! DCIMRI deruleaza misiuni de indrumare metodologica la institutii publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetului oricarui fond special, inclusiv la cele subordonate, in coordonarea si sub autoritatea acestora, pe baza Planului anual de activitate al directiei.

Important! In vederea indrumarii metodologice, DCIMRI desfasoara activitati de constientizare si diseminare a sistemului de control intern managerial la nivelul autoritatilor administratiei publice centrale si locale.

II. Consideratii generale privind conceptul de control intern managerial

1. Organizarea sistemului de control intern managerial al oricarei entitati publice are in vedere realizarea a trei categorii de obiective, care pot fi grupate astfel:

obiective operationale - cuprind obiectivele legate de scopurile entitatii publice, cu privire la eficacitatea si eficienta functionarii acesteia, respectiv de utilizarea in conditii de economicitate, eficienta si eficacitate a resurselor, incluzand si obiectivele privind protejarea resurselor entitatii publice, de utilizare inadecvata sau cu pierderi;
obiective de raportare - cuprind obiectivele cu privire la fiabilitatea informatiilor externe si interne, respectiv legate de tinerea unei contabilitati adecvate, de calitatea informatiilor utilizate in entitatea publica sau difuzate catre terti, precum si de protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei si distorsionarea rezultatelor;
obiective de conformitate - cuprind obiectivele privind conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne, respectiv legate de asigurarea ca activitatile entitatii se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse de legi si de regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne.

2. Proiectarea, implementarea si dezvoltarea continua a unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu conditia ca sistemul sa respecte urmatoarele cerinte:

sa fie adaptat dimensiunii, complexitatii si mediului specific entitatii;
sa vizeze toate nivelurile de conducere si toate activitatile/operatiunile;
sa fie construit cu acelasi "instrumentar" in toate entitatile publice;
sa asigure faptul ca obiectivele entitatii vor fi atinse;
costurile aplicarii sistemului de control intern managerial sa fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
sa fie guvernat de cerintele generale minimale de management cuprinse in standardele de control intern managerial.

De reținut! Construirea unui sistem de control intern managerial solid este un proces de durata care necesita eforturi importante din partea intregului personal al entitatii si, in mod deosebit, din partea personalului cu functii de conducere.

Activitatile specifice sistemului de control intern managerial fac parte integranta din procesul orientat spre realizarea obiectivelor stabilite si includ o gama diversa de politici si proceduri privind: autorizarea si aprobarea, separarea atributiilor, accesul la resurse si documente, verificarea, analiza performantei, revizuirea proceselor si activitatilor, supravegherea.

III. Scopul si definirea standardelor de control intern managerial

1. Standardele de control intern managerial definesc un minimum de cerinte generale de management pe care toate entitatile publice trebuie sa le urmeze.

2. Scopul standardelor de control este de a crea un model de control intern managerial uniform si coerent care sa permita comparatii intre entitati de acelasi fel sau in cadrul aceleiasi entitati, la momente diferite, si sa faca posibila evidentierea rezultatelor entitatii si a evolutiei sale.

3. Stabilirea sistemului de control intern managerial intra in responsabilitatea conducerii fiecarei entitati publice si trebuie sa aiba la baza standardele de control intern promovate de Secretariatul General al Guvernului, in temeiul legii.
Formularea cat mai generala a acestora este necesara pentru a da posibilitatea tuturor conducatorilor sa le aplice, in pofida deosebirilor semnificative intre diferitele entitati publice.
Sistemele de control intern managerial trebuie dezvoltate tinand cont de specificul legal, organizational, de personal, de finantare etc. al fiecarei entitati publice in parte.

4. Standardele sunt grupate pe cinci componente ale controlului intern managerial:

mediul de control - grupeaza problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etica, deontologie si integritate;
performante si managementul riscului - vizeaza problematica managementului legata de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare (planul de management), performante (monitorizarea performantelor) si gestionarea riscurilor;
activitati de control - standardele grupate in aceasta componenta se focalizeaza asupra elaborarii procedurilor, continuitatii derularii proceselor si activitatilor, separarii atributiilor, supravegherii;
informarea si comunicarea - in aceasta sectiune sunt grupate problemele ce tin de crearea unui sistem informational adecvat si a unui sistem de rapoarte privind executia planului de management, a bugetului, a utilizarii resurselor, precum si a gestionarii documentelor;
evaluare si audit - problematica vizata de aceasta grupa de standarde priveste dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului intern managerial, in scopul asigurarii continuitatii procesului de perfectionare a acestuia.

5. Fiecare standard de control este structurat astfel:

descrierea standardului - prezinta trasaturile definitorii ale domeniului specific la care se refera standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;
cerinte generale - prezinta directiile determinante in care trebuie actionat in vederea respectarii standardului;
referinte principale - precizeaza actele normative reprezentative, care cuprind reglementari aplicabile standardului, neavand insa caracter exhaustiv.

IV. Lista standardelor de control intern managerial la entitatile publice

A. Mediul de control